Kirjoitin tammikuun alussa yrityskulttuurin merkityksestä tietotyön kehittämisessä. Jutun ytimessä oli se, että oman organisaation yrityskulttuurin tietotyölle asettamat esteet kannattaa tiedostaa ja niitä voi myös koettaa parantaa. Tässä tekstissä pohdin puolestaan tietotyön systemaattisen kehittämisen vaikutuksia IT-hankkeiden ohjaamiseen. Hyötyjen kaivaminen uusista mahdollisuuksista nimittäin edellyttää muutoksia myös liiketoiminnan ja IT:n välisiin toimintamalleihin.

Intranet-hankkeet on aiemmin perinteisesti toteutettu kertarykäyksinä, isoina projekteina, jotka ovat kestäessään keränneet odotuksia ja tupanneet myös tuottamaan pettymyksiä. Vuonna 2013 mobiiliapplikaatiot, yhteisölliset työvälineet ja erilaiset pilvipalvelut tulevat vauhdilla yrityksiin, mutta eivät todellakaan kertarykäyksellä. Uudet mahdollisuudet tuottavat hyötyjä vasta opettelun ja uusien työskentelytapojen harjoittelun kautta.

Uudet mahdollisuudet kytkeytyvät paitsi intranettiin, joka muodostaa infrastruktuurin ytimen sosiaalisille työkaluille, myös liiketoimintasovelluksiin, jotka ovat aiemmin eläneet lähinnä omissa siiloissaan. Helppokäyttöisempien tablet- mobiiliversioiden kautta bisnes-sovellukset saavat uusia käyttäjiä eri osista organisaatiota, mikä puolestaan vauhdittaa bisnes-sovelluksiin kytkettyjen yhteisöllisten piirteiden käyttöä – niiden kautta myös intranet- ja bisnes-sovellusten kehittäminen linkittyvät jatkossa yhä vahvemmin toisiinsa. Yhteisöllisyys näkyy esimerkiksi SalesForcen ja Microsoftin Dynamics CRM-sovellusten uusimmissa versioissa.

Uskoakseni juurikin sosiaalisten kanavien tarjoamat mahdollisuudet sisäisen ja sidosryhmäkommunikaation parantamiseksi, mobiililaitteiden ja pilven ryydittämänä, ovat jatkossa se keskeinen vaikutin, joka tekee tietotyön kehittämisestä isojen yrityksen kannalta kriittisen strategisen tavoitteen. Ja tämä puolestaan ohjaa tietotyön hankkeiden elinkaaren hallintaa – niistä on saatava hyödyt irti.

Tietotyön jatkuva kehittäminen – analogia verkkokaupan hankkeisiin

Mietitäänpä verkkokauppahankkeen elinkaarta. Verkkokaupan tavoitteena on tuotteiden ja niihin kytkeytyvien palveluiden myynti. Kun uusi kauppa on pystytetty, alkaa loppumaton kehitystyö: ihmisiä pitää saada kauppaan, kauppaan tulleet ihmiset pitää saada ostamaan ja keskiostoksen kokoa halutaan mielellään kasvattaa. Näiden kolmen tekijän summana muodostuu verkkokaupan konversio, eli kannattavuus – kauppa ei ole itsetarkoitus, vaan sen tehtävä on tuoda kauppaa.

Intranetin tavoitteena on tehostaa henkilöstön työn tehokkuutta ja parantaa yrityksen kilpailukykyä. Lähtökohtia ovat muun muassa yrityksen sisäinen tiedottaminen, tiedon löydettävyys, kollaboraation tehostaminen ja sitä kautta muun muassa hyvien ideoiden parempi tunnistaminen. Intranetin konversio käsittääkseni tarkoittaa, että henkilöstö ottaa annetut ratkaisut käyttöön ja todella hyötyy niiden käytöstä. Yrityksen näkökulmasta konversion kehittäminen tähtää tehokkuuteen, parempaan henkilöstötyytyväisyyteen ja uusien liiketoimintamahdollisuuksien parempaan tunnistamiseen.

Kun viimeisin intranet otettiin sinun yrityksessäsi käyttöön, mitä teillä on sen jälkeen tehty sen tuomien hyötyjen maksimoinnin eteen?

Väitän, että organisaatioissa ei keskimäärin ole tähän saakka kovin systemaattisesti edistetty tietotyötä, vaikka sen laatu on keskeistä esimerkiksi myynnin ja asiakaspalvelun onnistumisen kannalta. Osasyynä tähän on varmaan se, että tietotyö on keskittynyt intranetin ympärille, jota on puolestaan perinteisesti ollut aika vaikea taivuttaa loppukäyttäjien eriäviin tarpeisiin siten, että esimerkiksi henkilökohtainen ajankäyttö olisi todella tehostunut. Nyt jos koskaan mahdollisuuksia kuitenkin on. Esimerkiksi SharePoint 2013:n sosiaaliset piirteet ja siihen kytkeytyvät mobiiliapplikaatiot ja responsiivisen taiton mahdollisuudet avaavat skenaarioita helppoon ja tulokselliseen tietotyöhön myös toimiston ulkopuolella – älypuhelimista ja tableteista käsin.

Minusta tässä ollaan nyt perusasioiden äärellä. Jos yrityksessä tiedostetaan johtotasolla ne mahdollisuudet, joita uudet välineet tarjoavat tietotyön murroksen kynnyksellä, niin kehitystyön pitäisi olla jatkuvaa ja sen pitäisi ulottua erilaisista teknisistä kokeiluista uusien toimintamallien testaamiseen ja niistä oppimiseen. Tämä edellyttää myös uudenlaista tekemisen mallia liiketoiminnan ja IT:n välillä. Asiat eivät voi aina perustua vahvaan ennakkosuunnitteluun ja perinteiseen projektointiin – pitää löytää ketterämpiä malleja. IT-osastolla puolestaan on usein työpainetta ja Tietoviikon artikkelin perusteella uudet mahdollisuudet eivät ainakaan helpota tilannetta. Ongelmaa kasvattaa se, että monessa organisaatiossa IT-budjetti nähdään välttämättömänä pahana, ja olemassa olevasta budjetista ja resursseista ei yksinkertaisesti voida niistää liiketoiminnan kaipaamia uusia briljantteja ratkaisuja.

Gartner ennustaakin, että vuosikymmenen loppuun mennessä lähes 90 prosenttia yritysten teknologia-investoinneista tehdään IT-budjetin ulkopuolelta. Käytännössä siis liiketoiminta tulee jatkossa ottamaan yhä enemmän vastuuta toimintaansa aidosti tukevien työkaluratkaisujen toteuttamisesta – varmastikin ulkoisten toimittajien tuella. IT:n roolista tulee todennäköisesti fasilitoivampi, se tukee muutoksen toteuttamista infrastuktuuripalveluiden kautta, esimerkiksi tarjoamalla avoimia rajapintoja tietoon ja palveluihin.

Vastuualueet liiketoiminnan ja IT:n välillä tulevat muotoutumaan uudelleen ja muutoksen taustalla ovat kuluttajistumisen myötä syntyneet uudet toimintamallit, joista yrityksetkin haluavat kaivaa esiin parhaat puolet. Tämä on merkittävä rakenteellinen muutos, jota kannattaa lähteä pohtimaan ajoissa. Tietotyön kehitystiekartan suunnittelussa on otettava entistä huolellisemmin huomioon myös muutosten läpivienti organisaatiossa, esimerkiksi kokeilujen ja pilottien avulla.

Tämän kirjoituksen kakkosteema oli tietotyön konversio – sitä sopii jatkossa yhä enemmän pohtia. Onko teillä jo aloitettu?

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin palveluista

Tietoa kirjoittajasta

Sininen Meteoriitti

We make digital work! Olemme koodareita, konsultteja ja digitaalisen teknologian asiantuntijoita. Autamme asiakkaitamme digitaalisen työn ja liiketoiminnan kehittämisessä. Maailmalla palkittu Valo-intranet on meidän tekemä.

Kirjoitukset (398)