6.6.2013

Elisalle määritelty konserninlaajuinen intranet

Elisassa on käynnissä projekti, jossa kymmenet erilliset organisaation sisäiset verkkopalvelut korvataan uudella, paremmalla ja koko henkilöstölle yhteisellä Elisa-portaalilla. Steerco osallistui syksyn 2004 aikana projektiin avustamalla kehittämishankkeen projektoinnissa, intranet-järjestelmän toiminnallisten vaatimusten määrittelyssä ja dokumentoinnissa sekä toimittajavaihtoehtojen kartoituksessa ja arvioinnissa. "Steerco onnistui tehtävässään paremmin kuin hyvin. Konsultointi kirkasti tavoitteita ja antoi projektiin perspektiiviä", kiittelee Elisan verkkoviestintäpäällikkö Päivi Bergman.

Elisa-portaalin käyttäjäkunta tulee olemaan laaja ja tarpeiltaan vaihteleva, joten määrittelyä laadittaessa tuli ottaa huomioon suuren joukon toiveet. Intranetin rakentaminen on usein projekti, jossa monenlaiset intressit, tavat ja toiveet kohtaavat. Siirtyminen uuteen järjestelmään voi aiheuttaa vastarintaa, jollei henkilöstö koe palvelua omakseen. "Intranet on voimakkaasti tunteen asia ja samalla yhtenäisen yrityskulttuurin luoja. Kysymyksenä oli, kuinka luoda onnistuneesti intranet, joka toimii myös tunnepuolella", kertoo Elisan verkkoviestintäpäällikkö Päivi Bergman Elisa-portaalin tausta-ajatuksista.

Ristiriitaisia tarpeita

"Hankkeen alussa työkuri vaatimusmäärittelyn laatimisessa takelteli pahasti", Päivi Bergman toteaa. "Ristiriitaiset tarpeet ja projektin tunnepohjaisuus aiheuttivat sen, että projekti olisi edennyt huomattavasti takkuisemmin ja hitaammin ilman ulkopuolista asiantuntijaa". Tässä vaiheessa projektiin kutsuttiin Steercon konsultti Jukka Packalén, jonka myötä työskentelyyn haettiin ryhtiä ja jämäkkyyttä.

"Konsultin mukaantulon jälkeen projektiryhmän työskentelyotteesta tuli motivoituneempi ja määrätietoisempi. Tehtävät jaettiin selkeästi ja jokainen huolehti omasta vastuualueestaan. Erityisesti työpajatyyppinen työskentely teki hyvää ryhmän sisäiselle dynamiikalle, porukasta muodostui yhteen hitsautunut tiimi. Packalén toimi myös tärkeässä roolissa koko projektin ydinryhmän henkisenä sparraustukena", kertoo Bergman.

Konsultin käyttäminen kirkasti tavoitteita

Steercon mukaantulon myötä projektissa otettiin käyttöön tarkka dokumentointi sekä tehtävä- ja riskiluettelot. Nämä konkreettiset työkalut ovat tehneet projektin etenemisestä johdonmukaista ja selkeää. "Kun asioita ei ole purettu dokumenteiksi, on niistä mahdoton saada kiinni ja se aiheuttaa ahdistusta. Selkeä ja läpinäkyvä kuvaaminen tekee myös esimerkiksi ongelmien myöntämisen ja käsittelemisen helpommaksi", toteaa Päivi Bergman.

Konsultin tärkein tehtävä Elisan intranet-projektissa on Bergmanin mukaan ollut auttaa näkemään selkeästi projektin tavoitteet sekä se, mitä kannattaa tahtoa. Yhteistyössä Packalénin kanssa projekti vietiin käytännöllisemmälle tasolle ja vaatimusmäärittelyn työstämiseen päästiin käsiksi.

"Konsultin ansioksi voidaan laskea se, että vaatimusmäärittely on onnistuttu ylipäätään laatimaan. Tahdotut asiat on saatu puretuksi numeroiksi, tekniikoiksi ja vaatimuksiksi. Steerco toi järjestystä kaaokseen", Bergman kertoo. Hänen mukaansa konsultilla oli suuri merkitys myös nimenomaan projektiosaajana. Konsultin avulla projekti hahmottui selkeäksi, vaiheittain eteneväksi kokonaisuudeksi, jolla on selvästi määritelty tavoite.

Määrittely mitoitettava oikein

Elisa valitsi portaalinsa toteutusmalliksi tuotepohjaisen ratkaisun. Määrittelyssä oli pystyttävä muotoilemaan tuotteelle asetettavat vaatimukset, mutta samalla oli tärkeää olla sulkematta järjestelmiä ulos kilpailusta liian tiukoilla määrittelyillä. Ulkopuolisen näkökulma auttoi hahmottamaan sen, kuinka pitkälle asioita kannattaa missäkin vaiheessa miettiä. Bergman kertookin, että konsultin laaja kokemus oli apuna oikean määrittelytarkkuuden saavuttamisessa. Myös määrittelyn tavoite selkiytyi hänen kauttaan: "Steercon konsultin avulla saavutimme käsityksen yhdestä ja yhteisestä tavoitteestamme määrittelyprojektissamme. Se on se, että saamme vaatimuksiimme nähden parhaan ja kustannustehokkaimman järjestelmän", Bergman toteaa.