6.6.2013

Kokoukset kuriin SharePointin avulla

Heidi Selkäinaho

Sinisen Meteoriitin konsultin Heidi Selkäinahon lempiaihe on organisaatioiden kokouskulttuurin tehostaminen. Meteoriitti.comin toimitus kyseli Heidiltä, mikä kokouskulttuurissa yleensä mättää ja mitä asialle voidaan tehdä.

Mitä kehitettävää organisaatioiden kokouskulttuurissa mielestäsi on?

Organisaatioiden kokouskäytännöissä on yleensä kolme suurta ongelmaa:

1. Kokoukset ovat pitkiä ja niitä on paljon

Kokouksessa käsitellään vääriä aiheita, joilla väsytetään osallistujat jo ennen kuin päästään asiaan. Väärillä asioilla tarkoitan sellaisia asioita, jotka eivät vaadi kokoustamista, vaan jotka voisi yhtä hyvin tiedottaa muita kanavia pitkin. Esimerkiksi edellisen viikon tapahtumien kertominen vie yleensä puheliaalta viiden hengen joukolta reilun tunnin.

2. Sihteeri ja sähköpostilaatikot ovat kovilla valmistelujen kanssa

Kokouksen esivalmistelut vaativat etenkin kokouksen sihteeriltä pitkiä työpäiviä: hän kerää aiheita organisaatiosta ja koittaa pysyä perillä eri sähköposteistaan ja puheluistaan. Hänelle toimitetaan sähköpostitse dokumentteja, jotka pitäisi toimittaa osallistujille. Lopulta kun agenda on valmis, sihteeri toimittaa materiaalit – milläs muullakaan kuin sähköpostilla – koko osallistujajoukolle. Osallistujat saavat viestin, jos saavat. Useimmilla sähköpostilaatikon kokorajoitus on paukkunut vastaan jo edellisviikkojen muistioista.

3. Muistio luodaan suoraan unholaan

Kokouksen jälkeen sihteeri kirjoittaa muistion. Pahimmassa tapauksessa hän on kirjoittanut muistiinpanot paperille, josta hän kopioi ne tietokoneelleen. Muistioon kirjataan kaikki keskustelut, päätökset ja tehtävät. Muistio lähetetään osallistujille, joista ehkä puolet avaavat sen. Kun kerran kokouskin oli uuvuttava, niin miksi ihmeessä uuvuttaisi itseään toisen kerran samoilla asioilla. Sovitut tehtävät jäävät muistin varaan, ja niihin palataan tietysti taas seuraavassa kokouksessa. Ryhmän tekemiä päätöksiä on mahdoton muistaa tai seurata, kun ne hukkuvat dokumenttimassaan, ja kukaan ei muista, missä kokouksessa päätettiin mitäkin.

Tehokasta? Mukavaa? No ei ole.

Millä tavalla moderni tietotyöorganisaatio mielestäsi kokoustaa?

Paras asia modernin tietotyöorganisaation kokouskäytännöissä on se, että ne ovat olemassa. Kokouskäytännöt on suunniteltu, ja niitä varten on hankittu sopivat työvälineet. Käytännöt ja työvälineet on jalkautettu koko talon käyttöön.

Kokous on kokoustamista vaativia asioita varten

Modernissa tietotyöorganisaatiossa kokouksiin on kiva tulla. Osallistujat tietävät, että he tulevat sinne syystä:

– joko päättämään asioista tai
– ratkomaan yhdessä ongelmia.

Kokoukset ovat tehokkaita päätöksentekopaikkoja. Kokouksen tärkein työväline on lista päätettävistä asioista ja tärkeimpiä (ja ainoita) lopputuotoksia ovat listat päätetyistä asioista ja sovituista tehtävistä.

Aikaa ei kulu niiden asioiden läpikäyntiin, jotka eivät varsinaisesti vaadi kokoustamista. Tällaisia asioita ovat tiedotusluontoiset asiat, jotka kukin tiedottaa ryhmän omassa sähköisessä työtilassa.

Agenda luodaan yhdessä

Agenda kokoukseen syntyy yhteisesti siten, että kullakin työntekijällä on mahdollisuus ehdottaa aiheita tai päätettäviä asioita tarkoitusta varten luodulle agendalistalle, josta kokouksen sihteeri käy valitsemassa kuhunkin kokoukseen sopivat asiat.

Kokousta varten on luotu intranetiin kokoussivu, joka hakee kokoukseen osoitetut aiheet ja muodostaa agendan automaattisesti. Kokoussivulle osallistujat voivat tuoda muutakin sisältöä, esimerkiksi ne taustamateriaalit, jotka osallistujien pitää lukea.

Kokouksen osallistujat tietävät, missä seuraavan kokouksen agenda on, eikä heille tarvitse toimittaa erikseen agendaa eikä etenkään materiaaleja sähköpostitse.

Eroon muistioista

Ihannetilassa kokous ei synnytä ylimääräistä työtä kenellekään. Perinteistä muistiota ei kirjoiteta ollenkaan, vaan kokouksen sihteeri kirjaa asiat suoraan niille varattuihin keskitettyihin paikkoihin: Kokouksessa tehdyt päätökset kirjataan päätöslistalle ja kokouksessa sovitut tehtävät kirjataan suoraan tehtävälistalle.

Suurin etu saavutetaan sillä, että yksittäisen työntekijän tehtävien hallinta helpottuu olennaisesti. Hänen ei tarvitse käydä läpi eri kokousten muistioita pysyäkseen perillä hänelle osoitetuista tehtävistä, vaan tehtävät syntyvät automaattisesti hänen tehtävälistalleen eri kokouksista.

Myös päätökset pysyvät helposti jäljitettävissä. Päätöksiä kirjatessa päätökselle annetaan hakua helpottavia lisätietoja, esimerkiksi aihepiiri ja päättäjätaho, joten päätösten löytäminen jälkikäteen on huomattavasti helpompaa kuin eri muistioita selaillen. Listalta voi mm. listata kaikki tietystä aihepiiristä tehdyt päätökset yhteen näkymään.

Miten kokouskulttuurin muuttamiseen kannattaa ryhtyä? Mitä vinkkejä antaisit kokemuksiesi perusteella?

Kokouskäytäntöjen kehittämiseen lähtisin pienin askelin, jos tällä hetkellä ei ole olemassa mitään sovittuja käytäntöjä. Kehittämisen suunta riippuu käytössä olevista työvälineistä.

Ideaalitilanteessa organisaation on mahdollisuus hyödyntää sähköisiä ryhmätyötiloja, esim. SharePoint-työtiloja. Tällöin kannattaa käydä läpi kaikki alla listatut stepit, ja suunnitella koko kokonaisuus kerralla kuntoon. Jos tähän ei ole mahdollisuutta, alkupään stepit ovat kuitenkin tehtävissä.

1. Kokousten sisällöt kuriin. Jokainen kokoustava ryhmä voisi tarkastella vakiokokoustensa sisällöt: Mitkä kokouksessa käsiteltävät asiat voisi tiedottaa esimerkiksi ryhmän työtilassa tai sähköpostitse? Mitkä keskusteltavat asiat voisi heittää keskustelupalstalle (jolloin ne samalla dokumentoituisivat, eikä kokouksessa sihteerin tehtävänä olisi yrittää kirjoittaa ylös keskustelua)?

2. Dokumentit järjestykseen. Luodaan selkeä dokumenttihakemisto kokousmateriaaleille, ja varmistetaan, että kukin ryhmään kuuluva osaa käyttää sitä. Tällä vältytään isojen liitetiedostojen välittämiseltä sähköpostitse.

3. Määrämuotoinen raportointi. Viikottaista raportointia ja raporttien lukemista voi helpottaa määrämuotoisilla tavoilla raportoida. Tälla tavalla ohjataan raportoivia henkilöitä, ja helpotetaan sekä heidän, että lukijoiden kuormaa. Raportointia varten voi olla esim. yhtenäinen powerpoint-dokumentti, jossa on kohdat tilannkatsausta ja mittarien seuraamista varten. Huomattavasti tehokkaampi tapa on hoitaa tämäkin verkossa. Jos käytössä on SharePoint, viikkoraportoinnin voi hoitaa SharePoint-luettelon avulla. Raportin tekeminen ei vaadi turhaa tiedostojen pyöritystä, vaan pelkästään yhden lomakkeen täyttämisen.

Seuraavat stepit kannattaa suunnitella kokonaisuutena, jotta hommasta tulee toimiva.

4. Tehtävät pois muistioista! Tätä pidän tärkeimpänä asiana. Jokainen varmasti muistaa joskus unohtaneensa yhden jos toisenkin kokouksessa sovitun tehtävän? Kuka niitä nyt muistiosta lukisi, kun ei edes muista, minkä viikon kokouksessa nakki napsahti. Tämä on samalla hankalin kohta, koska harvassa organisaatiossa on keskitetty tehtävien hallinta, johon tehtävät olisi helppo kirjata. Muistiota parempi ratkaisu on silti vaikkapa ryhmäkohtainen excel-tiedosto. Kunhan tehtävät on helppo löytää yhdestä paikasta. Paras ratkaisu on se, että kullakin kokoustavalla ryhmällä on ryhmätyötila, johon voi kirjata tehtäviä. Kullakin käyttäjällä on lisäksi oma tehtävälista, joka kerää tehtävät eri työtiloista.

5. Päätöksiä varten erillinen tallennuspaikka. Varmistetaan, että päätökset muistetaan ja löydetään luomalla niille erityinen tallennuspaikka. Ryhmä voi ylläpitää päätöksiään esim. excel-taulukossa, ja jos SharePoint on käytössä, SharePoint-luettelossa. Tärkeintä on luokitella päätökset siten, että luettelon suodatus ja lajittelu onnistuu kaikilla kriteereillä, jotka helpottavat päätöksen jäljitystä – esim. aihepiiri. Luettelo voi samalla toimia avointen asioiden kirjauspaikkana. Eri näkymillä saadaan aikaan luettelo avoimista asioista ja luettelo päätöksistä. Olennaista on, että kokouksissa päätökset kirjataan suoraan luetteloon, eikä muistioita tarvita ollenkaan.

6. Kokouksille oma työtila tai sivu. Yksittäisen kokouksen pitämistä helpottaa, jos kokoukseen liitetyt asiat voidaan koota yhteen paikkaan kokousta varten. Tällainen paikka voi olla esimerkiksi työtilan sisällä oleva määrämuotoinen sivu, johon nostetaan päätettävät asiat automaattisesti päätettävien asioiden listalta. Näin agenda muodostuu kokoussivulle lennosta. Toki vapaamuotoisuuttakin kannattaa jättää, ja siksi wikisivupohja on hyvä vaihtoehto, jotta sivun muokkaus on helppoa kaikille osallistujille.

Pienenkin toimintatapamuutoksen kriittisin vaihe on sen jalkautus. Siinä kannattaa muistaa perusohjeet: sitoutunut johto, innostava tiedotus ja koulutus koko henkilöstölle sekä avainhenkilöt, jotka varmistavat toimintatapamuutoksen läpiviennin.

Kokouskäytäntöjen kehittäminen ei kehitä pelkästään kokouksia, vaan se tehostaa kokonaisvaltaisesti tiedon hallintaa organisaatiossa. Kaikille on selvää, mistä päätökset löytyvät, ja mistä löytyvät ajankohtaiset tiedotusasiat. Yksittäisen työntekijän kannalta tehokas kokouskulttuuri tekee työpäivästä mukavamman ja vähemmän stressaavan, kun hänen ei tarvitse kuormittaa aivojaan etsimällä tehtäviään eri paikoista.

Aiheeseen liittyviä linkkejä

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin palveluista

 Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!