6.6.2013

Pekka Walkama: Läsnätyö ja teknologia tukemaan asiantuntijaorganisaation toimintaa

Sinisen Meteoriitin toimitusjohtaja Pekka Walkama on vierailevana kirjailijana Johtamistaidon Opiston alkusyksystä 2011 julkaistavassa kirjassa, joka käsittelee Y-sukupolvea työelämässä. Alla on Pekan kirjoittama case-esimerkki julkaistuna jo etukäteen Meteoriitti.comin kautta.

Sininen Meteoriitti on verkkopalvelujen ja tietotyön asiantuntija

Sininen Meteoriitti on kotimainen kasvuyritys, jonka omistajat ovat yhtiön henkilöstöä. Perustamisvuodestaan 2001 lähtien Sininen Meteoriitti on ollut edelläkävijä uusimpien Microsoft-teknologioiden hyödyntämisessä. Keihäänkärkiosaamista yrityksellä on erityisesti SharePoint-ratkaisujen toimittajana. Microsoftin kanssa olemme korkeimman eli kultatason kumppani ja tavoitteemme on olla Suomen paras SharePoint-osaaja. Sininen Meteoriitti toimii Helsingissä ja Jyväskylässä työllistäen noin sata henkilöä. Yritys on perustettu vuonna 2001 ja tehokkaiden teknologiaratkaisuiden lisäksi olemme niittäneet mainetta myös tutkitusti erittäin hyvänä työpaikkana.

Me Sinisessä Meteoriitissa suunnittelemme ja toteutamme verkkoon www-palveluja ja järjestelmiä, jotka tukevat asiakkaan liiketoimintaa ja ovat käyttäjilleen hyödyllisiä, tarkoituksenmukaisia ja käyttäjäystävällisiä. Konsultointipalveluillamme tuemme laadukkaiden verkkopalvelujen suunnittelutyötä, toimitusprojekteissamme toteutamme niitä, ja tukipalveluillamme tarjoamme asiakkaillemme helpon mallin palvelujen jatkuvaan kehittämiseen. Teknisten ratkaisuiden lisäksi konsultoimme asiakkaitamme myös toimintatapojen suhteen tietotyön tehostamiseksi organisaatioissa.

Sinisen Meteoriitin operatiivisesta johtamisesta vastaa viiden hengen johtoryhmä, jolta löytyy IT-alan työkokemusta yhteensä miltei sata vuotta. Yrityksen hallitus puolestaan koostuu liikkeenjohdon ammattilaisista, jotka auttavat linjapäätöksillään pitämään yrityksen kasvun rivakkana, mutta hallittuna.

Kansainvälinen kilpailu on lisääntynyt viime vuosikymmenten aikana, ja Suomen palvelualan kilpailukyvyn tärkein turva on vahvan ammattitaidon varmistaminen. Meille on tärkeää, että asiantuntijamme ovat Suomen huipputasoa, ja työskentelemmekin aktiivisesti toimintatapojen kehittämiseksi ja uusien innovaatioiden löytämiseksi. Konsultointimenetelmiemme kehittämisessä pyrimme siihen, että pystymme yhä selvemmin tunnistamaan asiakkaan liiketoiminnan ja loppukäyttäjien tarpeet. Teknisen asiantuntemuksemme jatkuvalla kehittämisellä pyrimme yhä tehokkaammin valjastamaan SharePoint-alustan tarjoamat mahdollisuudet. Tuotekehityksessämme pyrimme rakentamaan moduuleja, jotka tekevät SharePoint-tuotteesta yhä moniulotteisemman, joustavamman ja käyttäjäystävällisemmän. Tällä kaikella tavoittelemme sitä, että meidän avullamme asiakas saa yhä paremman hyödyn sijoituksestaan uuteen teknologiaan.

Teknologia tukemassa suomalaisen asiantuntijaorganisaation toimintaa

Käymme jatkuvaa vuoropuhelua asiakkaidemme kanssa siitä, miten organisaatioissa kannattaisi johtaa ja hallinnoida työntekoa. Modernia tietotyötä tekevät organisaatiot eivät voi pelata enää vanhojen kellokorttiajan sääntöjen mukaan. Sähköiset välineet mahdollistavat työn tekemisen aivan uusilla tavoilla, ja organisaatioiden tehokkuus voidaan nostaa uusiin ulottuvuuksiin. Kansantaloutemme, joka odottaa eläkepommin posahdusta, tarvitsee selviytyäkseen juuri tätä. Meidän pitää huolehtia siitä, että kaikki tarvittavat asiat tulevat tehdyiksi tulevaisuudessa huomattavasti pienemmällä henkilömäärällä. Yhtälö on vaikea, mutta teknologia auttaa sen ratkaisemisessa.

Microsoft on lanseerannut oman termin uudelle tavalle tehdä työtä – läsnätyö! Läsnätyössä työntekijä antaa sijainnistaan riippumatta täyden työpanoksensa. Monimutkaistuvien asioiden ja laajentuvien verkostojen maailmassa emme voi laskea sen varaan, että kaikki tarvittavat ihmiset ovat aina fyysisesti samassa paikassa. Hyvin hyödynnettyjen sähköisten ratkaisujen avulla voimme kuitenkin olla tehokkaasti läsnä siellä missä tarvitaan. Läsnätyö on teknologiaa, mutta ennen kaikkea se on työpaikalla sovittuja pelisääntöjä.

Läsnätyö on perusteltavissa monista eri näkökulmista. Talousjohtajalle tärkein syy voi olla tilakustannukset, joiden alentamisen etätyöhön pohjautuva malli mahdollistaa. Yksilön kannalta vapaus valita oma ajankäyttönsä työn tekemiseen paremmin soveltuen ja omaa vapaa-aikaa paremmin tukien voi olla huikea etu. Kolmen tunnin päivittäinen junamatkailu kodin ja toimiston välillä on tehokasta työaikaa siinä missä muukin. Tekemisen organisoinnin kannalta tiedon helpompi löytäminen ja prosessien tehostaminen ei vain lisää työn mielekkyyttä, vaan nostaa varmasti myös tehokkuutta. Maantieteellisesti hajautuneen organisaation näkövinkkelistä fyysinen läsnäolo ei aina ole edes mahdollista. Organisaation sisäinen sosiaalinen media voi tällöin jopa nostaa yhteishenkeä parantamalla työntekijöiden tapoja kommunikoida. Jo pelkästään toimivat hakuratkaisut yhdistettynä työntekijöille tarjottuihin välineisiin kertoa itsellään työn alla olevista asioista voivat tehdä osaamisen hallinnasta ja oikeiden asiantuntijoiden löytämisestä lastenleikkiä suuressakin organisaatiossa.

Uuden näkökulman asiaan tuo tulevaisuuden työvoiman saatavuus ja rekrytointi. Uudet työntekijät edustavat sukupolvea, joka on syntymästään lähtien tottunut hyödyntämään sähköisiä välineitä. Jos nykypäivän 16-vuotiasta pyytää asentamaan sähköpostin, kysyy hän todennäköisesti: miksi? Erilaisten pikaviestinten käyttö on hänen mielestään huomattavasti tehokkaampaa – ja hän on siinä oikeassa. Kun työvoima jatkossa vähenee, organisaatiot joutuvat taistelemaan parhaista osaajista. Parhaiden osaajien saamiseksi meidän on pystyttävä osoittamaan, että toimintatapamme ja -välineemme ovat kunnossa. Jos ne eivät ole, osaajat äänestävät jaloillaan – tulevaisuuden työvoimatilanteessa heillä on siihen mahdollisuus.

Tietotyön kehittämiselle on seuraavina vuosina ja vuosikymmeninä suurempi tilaus kuin koskaan. Saattaa jopa olla, että sillä on kriittinen rooli meidän yhteiskuntamme koko tuottavuuden kasvussa. Prosessiteollisuus on jo ajat sitten optimoitu hyvin pitkälle. On vaikea nähdä, että vaikkapa metsäteollisuutta tai elintarviketeollisuutta tehostamalla enää saataisiin merkittävää tuottavuuden kasvua helposti irti. Jäljelle jäävät palvelualat ja tietotyön tuottavuus. Organisaatioiden pitääkin jatkossa nähdä tietotyö ja sen tehostaminen osana liiketoimintaansa, joka tuo heille aitoa kilpailuetua.

Pelisäännöillä eroon kaaoksesta

On itsensä huijaamista ajatella, että pelkät tekniset välineet ratkaisisivat organisaatioiden ongelmia. Syntyy korkeintaan tehostettu kaaos, kun otetaan käyttöön tehokkaat kommunikointivälineet mutta ei sovita, miten niitä käytetään. Kun erilaiset sähköiset työtilat kasvattavat merkitystään, myös pelisääntöjen merkitys niiden käytön suhteen kasvaa. Ongelmien monimutkaistuessa tarvitsemme jatkuvasti enemmän eri osa-alueiden asiantuntijoita yhteisiin tapaamisiin ratkaisemaan niitä. Samaan aikaan taistelemme lisääntyvien palaverien ja sähköpostitulvan aiheuttamaa kuormaa vastaan. Sähköiset työtilat kääntävät tilanteen päälaelleen. Työtiloissa voimme olla jatkuvasti palaverissa ilman että se kuormittaa ajankäyttöämme liikaa. Voimme olla fyysisesti muualla ja antaa panoksemme, kun sitä tarvitaan. Lisäksi voimme seurata työskentelyn edistymistä tapaamisissa, joissa emme itse ole fyysisesti mukana.

Organisaatioiden koko sähköiselle työskentelylle on hyvä luoda säännöstöt sen suhteen, miten eri sähköisiä välineitä hyödynnetään. Kaikkien kannalta on tärkeää, että työtilat ja dokumenttiarkistot pysyvät järjestyksessä ja tiedot tallennetaan niihin yhdenmukaisilla tavoilla. Alla on konsulttimme Perttu Tolvasen esimerkki hyvin yksinkertaisista säännöistä, joiden mukaan sähköisiä työtiloja käytetään palavereiden tukena.

  1. Palaverin agenda luodaan työtilan wikiin.
  2. Palaveri aloitetaan avaamalla työtila.
  3. Muistio kirjoitetaan suoraan työtilan wikiin.
  4. Sovitut tehtävät merkitään suoraan työtilan tehtävälistalle.
  5. Ryhmän jäseniä ei spammata CC-maililla. Sähköpostiviestit vain henkilöille, joiden pitää ehdottomasti reagoida.

Työssä jaksaminen ja tehokkuus kasvuyrityksessä

Me Sinisessä Meteoriitissa uskallamme väittää, että asiantuntijaorganisaation henkilöstötyytyväisyydellä on suora korrelaatio työn tehokkuuteen. Meillä kaikki työsuhteet ovat vakituisia ja työnantajana pyrimme joustamaan henkilöstön tarpeiden mukaan. Vastaavasti odotamme työntekijöiltä joustoa työnantajan suuntaan ja vastuutamme jokaisen työntekijämme huolehtimaan siitä, että hän tekee oman työnsä fiksusti. Meteoriittilaiset haluavat tehdä työnsä hyvin ja siksi johdon pitää kuunnella tarkasti kehitysajatuksia henkilöstöltä – uskon, että sama koskee kaikkia muitakin asiantuntijaorganisaatioita.

Varmasti jokaisessa vähänkin suuremmassa työpaikassa on hyvin erilaisia ihmisiä tekemässä hyvin erilaisia asioita. Tehokkuus saadaan irti työtehtävien oikeanlaisesta organisoinnista. Esimerkiksi Sinisessä Meteoriitissa työskentelee ihmisiä pitemmissä projektiluontoisissa toimeksiannoissa ja toisaalta lyhempien tehtävien parissa. On hyvin erilaista organisoida henkilön työntekoa silloin, kun työssä pitää varautua lukuisiin ja toistuviin keskeytyksiin, ja silloin kun työntekijällä on tarve syventyä pitkällä tähtäimellä vain yhden asian tekemiseen. Sanotaan, että lyhyistä tehtävistä koostuva ja paljon keskeytyksiä sisällään pitävä työ stressaa tekijäänsä – mutta pitääkö sen välttämättä olla näin? Onko palomiehen työ stressaavampaa sen vuoksi, että hän joutuu hälytyksen tullessa keskeyttämään sen, mitä ikinä olikaan tekemässä? Uskoisin, että paljon keskeytyksiäkin sisältävä työnkuva voi olla työntekijälleen vähintäänkin yhtä palkitseva, jos vain työolosuhteet on mietitty oikeista lähtökohdista. Emme voi odottaa työntekijältä pitkäaikaista ja syvää keskittymistä yhteen, paljon ajattelua vaativaan tehtävään, jos hänen työympäristönsä vaatii keskeyttämään tehtävän suorituksen milloin mistäkin syystä. Läsnätyön kaltaiset olosuhteet ovat omiaan auttamaan ihmisiä, joiden roolissa vaaditaan sekä reagoimista reaaliaikaisesti erilaisiin impulsseihin että keskittymistä tiettyihin pitempiaikaisiin tehtäviin. Kun henkilö on merkannut itsensä pikaviestimessä tilaan ”Ei saa häiritä”, tulee hänet jättää rauhaan, sillä hän hoitaa tehtävää, joka vaatii keskittymistä!

Oikeat ihmiset sisään tehokkaasti

Sininen Meteoriitti on yrityksenä kasvanut henkilömäärältään vahvasti viimeiset vuodet. Koko olemassaolomme ajan olemme joutuneet painimaan työvoiman vaikean saatavuuden kanssa. Meille on ollut tärkeää luoda uusien työntekijöiden perehdytykseen vakiintuneet ja tehokkaat käytännöt, joilla varmistetaan, että taloon tullut uusi henkilö on juuri se oikea meille. Yhtälailla tärkeää on huomata jo perehdytysvaiheessa, jos henkilö ei sovellukaan jostain syystä Meteoriittiin. Oikeat ihmiset ovat liiketoimintamme ydin ja ihan jo taloudellisestakin näkövinkkelistä on keskeistä saada heidät mahdollisimman nopeasti tehokkaaseen työhön. Työntekijän kannalta mikään ei ole epämotivoivampaa kuin huomiotta jääminen ensimmäisinä viikkoina uudessa organisaatiossa. Meillä on vain yksi mahdollisuus luoda ensimmäinen vaikutelma!

Meteoriitin perehdytyskäytännöt on kirjattu tarkan prosessin muotoon. Prosessi kuvaa asiat, jotka pitää suorittaa ensimmäisten päivien ja viikkojen aikana. Perehdytys ei jää vain oman tiimin ja työvälineiden opetteluun, vaan myös minä toimitusjohtajana käyn kaikkien uusien työntekijöiden kanssa henkilökohtaisesti läpi, mitä yrityksemme tekee liiketoiminnallisesti ja mikä työntekijän oma vastuu on meteoriittilaisena. Eri tehtävissä aloittavilla henkilöillä liiketoiminnan tarkoitusperien pohjatiedot voivat vaihdella hyvinkin paljon, mutta näkemyksemme mukaan kunkin on tärkeä ymmärtää, miksi yritys on olemassa. Jokaiselle uudelle työntekijälle nimetään esimiehen lisäksi ”vertaiskummi”, joka toimii hänen apunaan kaikissa avuntarpeissa perehtymisjaksolla. Luonnollisesti tietotyötä tekevien organisaatioiden on tärkeä perehdyttää uudet työntekijät myös korostamiini viestinnän, tiedonhallinnan ja ryhmätyön pelisääntöihin.

Toimintatapojen kehittäminen lähtee organisaatiosta

Meillä Sinisessä Meteoriitissa on sisäisesti käytössä ns. toimitusjohtajan palvelulupaus. Sen mukaan mikä tahansa tehokasta työntekoa häiritsevä konkreettinen ongelma tulee raportoida toimitusjohtajalle. Toimitusjohtajana lupaan, että jokainen asia otetaan vakavasti käsittelyyn. Raportoituihin ongelmiin annetaan ensivaste 5 työpäivän kuluessa. Ensivaste tarkoittaa asialle määriteltyä selkeää vastuuhenkilöä ja seuraavaa konkreettista toimenpidettä aikatauluineen. Tämä ei toki tarkoita sitä, että kellään olisi yrityksen puolesta mandaatti nillittää turhasta – ongelman on oltava todellinen. Toimintatapojen puutteet pitää korjata ja jokainen meteoriittilainen on älyllisesti vastuussa siitä, että tekee työnsä fiksusti. Asiat joko hoidetaan tai delegoidaan, ei jätetä makaamaan – vastuuta ei voi siirtää yksipuolisesti.

Koko toimitusjohtajan palvelulupauksen tavoite on ennemminkin ideologinen ja toimintaa ohjaava kuin todellinen päivittäisessä työnteossa hyödynnettävä mekanismi. Näemme todella tärkeäksi, että jokainen toiminnassamme mukana oleva henkilö kantaa vastuun omasta työnkuvastaan ja pyrkii aktiivisesti vaikuttamaan prosessien kehittämiseen. Asiantuntijatyössä johdon ei ole mahdollista sanella parhaita toimintatapoja, vaan työtä tekevät yksilöt ovat usein parhaita arvioijia tälle. Toki aktiivinen vuoropuhelu johdon kanssa on tarpeen, koska toimintatapoihin liittyy monesti esimerkiksi myynnillisiä tai hallinnollisia elementtejä, joiden tulee täyttyä. Johdon on pakko olla kiinnostunut siitä, että päivittäinen työ organisaatiossa tehdään mahdollisimman tehokkaasti, asiakkaiden tarpeet huomioiden sekä työssäjaksamisen edellytykset täyttäen. Toimitusjohtajan palvelulupaus ei aseta velvoitteita vain minulle toimitusjohtajana, vaan se sananmukaisesti asettaa vaatimuksen kaikille meteoriittilaisille – mikä tahansa tehokasta työntekoa häiritsevä konkreettinen ongelma tulee raportoida toimitusjohtajalle.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!