6.6.2013

Stakesille määritelty käyttäjälähtöinen verkkopalvelu

Sosiaali- ja terveysalan tutkimuskeskus Stakes on uudistamassa julkista ja sisäistä verkkopalveluaan entistä käyttäjälähtöisempään suuntaan. Tiedotusluontoisesta palvelusta ollaan pyrkimässä kohti asiakaslähtöistä ja vuorovaikutteista verkkopalvelua. Steerco valittiin tekemään vaatimusmäärittely Stakesin julkiselle verkkosivustolle toimittajan valintaa varten. Lisäksi Steerco avusti tarjousten arvioinnissa ja toimittajan valinnassa. ”Steerco oli aidosti kiinnostunut meidän tilanteestamme ja tavoitteistamme”, sanoo Stakesin julkaisupäällikkö Päivi Väyrynen.

Stakesissa verkkopalvelu-uudistusta on hahmoteltu jo pidemmän aikaa. Steerco otettiin mukaan projektin määrittelyvaiheeseen paitsi laatimaan kilpailutusasiakirja myös antamaan projektiin uutta virtaa ja toimimaan projektin vetäjänä tiukan aikataulun puitteissa. Tärkeää oli myös käydä kriittisesti läpi vanhat suunnitelmat ja kartoittaa niiden käyttökelpoisuus.

Uusi, asiakaslähtöisempi verkkopalvelu

”Nykyiset sivut eivät palvele organisaation tarpeita ja alkavat itse asiassa kääntyä jopa sekä organisaatiota itseään että Stakesin tuoteimagoa vastaan”, kuvailee Stakesin julkaisupäällikkö Päivi Väyrynen nykyisen verkkopalvelun ongelmia. ”Tarkoitus on kuitenkin luoda kuva Stakesista aktiivisena, kansainvälisesti suuntautuneena ja modernina tutkimuksen kehittämiskeskuksena”, hän jatkaa.

Uuden palvelun keskeisiä pyrkimyksiä ovat tiedon asiakaslähtöisyys, ajantasaisuus ja helppo saavutettavuus. Myös vuorovaikutteisuuteen ja sähköisen asioinnin kehittämiseen tullaan uudessa palvelussa panostamaan.

Suurin uudistus suhteessa nykyiseen verkkopalveluun liittyy tiedon ja sisällön järjestämiseen. Uudenlaisella navigaatiolla pyritään palvelemaan käyttäjiä siten, että tie oikean tiedon ääreen löytyisi mahdollisimman helposti. Sisältö on järjestetty niin, että tietoa voi hakea aiheen tai organisaatiorakenteen näkökulmasta.

Steerco oli mukana suunnittelemassa tätä vaatimusmäärittelyn yhteydessä tehtyä sisällöllistä rakenneuudistusta. ”Steercon vahvuus oli muun muassa siinä, että heillä oli myös sisällöllistä osaamista, joka teknisiltä konsulteilta usein puuttuu”, Väyrynen sanoo. ”Steerco auttoi sisältöjen hahmottamisessa ja kyseenalaisti sitkeästi meidän näkemyksiämme, mikä oli tietenkin hyvä asia.”

Uutta potkua pitkän aikavälin projektiin

Uuden verkkopalvelun parissa on työskennelty jo pari vuotta, sitä on monilta osin viety eteenpäin ja suunnittelutyötä on tehty aktiivisesti. Käytännön toteutukseen ryhtyminen osoittautui kuitenkin arvioitua hankalammaksi ja asioiden vauhdittamiseksi mukaan haluttiin ulkopuolinen taho.

Tarjouspyynnön perusteella tehtävään valikoitui Steerco. ”Steerco tarjosi mitä pyydettiin, ja kun verkostoja haravoitaessa saatiin hyvää palautetta Steercon toiminnasta, oli valinta selvä”, kertoo Väyrynen. Oli tärkeää saada ulkopuolinen näkökulma jo tehtyyn työhön ja uutta vauhtia projektin kulkuun. ”Ulkopuolisen vetoavun ja vaatimusmäärittelyn laatimisen lisäksi oli keskeistä pystyä yhteistyössä kartoittamaan jo tehtyjen suunnitelmien ajankohtaisuus ja toteutuskelpoisuus”, Väyrynen toteaa.

Projektin parissa työskentelevä neljän hengen ryhmä on pysynyt samana koko matkan ajan, joten työskentely on ollut mutkatonta ja kevyttä. Steercon siirtyessä määrittelyn laatimisen ajaksi projektin johtoon projektiryhmän välinen koordinointi toimi kitkattomasti. Tarvittaessa työskentelyyn kutsuttiin lisää väkeä talon sisältä. ”Motivaatio verkkopalvelu-uudistukseen on koko talon väellä, mutta pitkittymisen johdosta on ilmassa ollut lievää turhautumistakin”, kertoo Väyrynen uudistukseen liittyvistä tunteista. ”Steercon myötä projektiin saatiin ulkopuolinen taho pistämään asioihin vauhtia sekä selkeät menettelytavat ja sapluunat, joiden avulla prosessia lähdettiin viemään eteenpäin.”

Tukena määrittelyssä, apuna vertailussa

Projektin lopputuloksena syntyi palvelun sisällöt ja toiminnallisuudet määrittävä asiakirja, jonka perusteella tarjoukset pyydettiin. ”Määrittelyn laatimisprosessi helpotti myös omaa ajattelua. Tarpeet kirkastuivat ja niistä muotoutui selväpiirteinen kokonaisuus. Ennen Steercon vetämää määrittelyä ei tarpeista ollut tehty synteesiä eikä yhtään kokonaista dokumenttia”, pohtii Väyrynen. ”Kokonaisuudessaan projekti eteni juuri niin kuin oli tarjottu ja aikataulussa pysyttiin”, hän summaa.

Steerco avusti myös tarjousvertailun tekemisessä. ”Vertailun tekemisessä olisi ollut hirvittävä työ ilman Steercon laatimia vertailutaulukoita, jotka helpottivat huomattavasti tarjousten asettamista paremmuusjärjestykseen. Valinta tehtiin lopulta puhtaasti Steercon laatiman pisteytyksen pohjalta.” Seuraava vaihe verkkopalvelu-uudistuksessa onkin käytännön toteutukseen ryhtyminen yhdessä valitun toimittajan kanssa. Valmiit verkkosivut on tilattu joululahjaksi.