6.6.2013

Suomen johtava SharePoint-osaaja siirsi työvälineensä pilveen

Sininen Meteoriitti siirsi omat työvälineensä pilveen. Meteoriitin toimitus kysyi siirrosta vastanneilta Tommy Tauriolalta ja Henrik Blåfieldiltä muutaman kiperän kysymyksen. 

Miten Meteoriitin Office 365 -siirtymä vietiin läpi?

Tommy

Tommy: ”Siirtymää tietenkin helpotti se, että meillä oli pilvipalvelujen käytöstä ja hallinnasta jo ennestään kokemusta. Olemme aiemmin käyttäneet Microsoftin BPOS  -pilvipalvelupakettia ja sen OCS -pikaviestintäsovellusta. 

Office 365 -siirtymä toteutettiin IT-osaston projektina. Ensin loimme toimivan taustainfran omaan ympäristöömme AD-federaatiopalvelujen käyttöönottoa varten. Sitten rakensimme  ADFS -palvelut. Tämän jälkeen otimme käyttöön AD-synkronoinnin, joka mahdollisti kertakirjautumisen pilvipalveluun. Käytännössä yksi järjestelmäasiantuntija  pystyy viemään läpi projektin noin kuukaudessa, muun työnsä ohella.

 

Kun taustainfra oli kunnossa otimme ensin Lyncin käyttöön, koska halusimme toteuttaa  mahdollisimman saumattoman siirtymän vanhan OCS:n ja Lyncin välillä. BPOS-palvelu sitoi domain-nimemme itseensä ja se oli saatava vapautettua uuden Office 365:sen käyttöön.  Jos meillä ei olisi ollut aiempaa BPOS:in kautta toteutettua OCS:ää käytössä, olisimme varmastikin ottaneet 365 Exchange -palvelun käyttöön samaan aikaan. Tätä suosittelen, koska Exchange ja Lync yhteistoiminta sujuu paljon mukavammin, kun molemmat palvelut ovat pilvessä.

Noin kahden kuukauden kuluttua Lync-käyttönotosta siirsimme myös käyttäjien sähköpostilaatikot pilveen. Siirto onnistui erittäin sujuvasti, noin 100kpl 500-4000 MB sähköpostilaatikkoa siirtyi migraatiotyökalujen avulla pilveen noin kahdessa vuorokaudessa, käytännössä yhden viikonlopun aikana.”

Mitä pilvipalveluita Meteoriitissa käytetään?

 Tommy Tommy: ”Microsoftin pilvipalveluista meillä on tällä hetkellä aktiivikäytössä Exchange, Lync ja SharePoint Online. SharePoint Onlinessa olemme ottaneet käyttöön sekä sisäisiä työtiloja, että asiakaskäyttöön tarkoitettuja työtiloja. Kehitys tällä puolella on vahvaa ja näkymät hyvät. Tarkoituksena on myös yhdistää tällä hetkellä käytössä olevien kolmansien osapuolten kollaboraatiotyökalut yhden yhteisen SharePoint Online -palvelun piiriin. Käytämme lisäksi Yammeria yrityksen sisäisenä kysymys-vastauspalstana.”

Miten pilvipalvelut helpottavat IT-osaston arkea?

 Tommy Tommy: ”Arjessa siirtyminen näkyy erityisesti Exchangen nopeutumisena, eli käyttäjien Outlook-clientit toimivat aiempaa rivakammin ja asiakastyytyväisyys on selvästi kasvanut. Myös Exchange Onlinen pohjana oleva Exchange 2010 on tuonut jonkin verran uusia ominaisuuksia käyttöön ja saumaton yhteistyö Exchangen ja Lyncin välillä tuovat sujuvuutta päivittäiseen työskentelyyn.
 
  IT:n ylläpitotaakka vähenee koska paikallisia fyysisiä pikaviestin- eikä postipalvelimia enää tarvita. Niitä myös hallitaan muualla. Toisaalta lisääntyneet palvelut mm. federoinnissa tuovat lisää töitä. Federoidut AD -käyttäjätunnukset vapauttavat ”kahden tunnuksen” loukusta, jolloin hallinta ja käyttäjätunnusten muokkaus tapahtuu vain yhdestä paikasta. Toistaiseksi yleinen ylläpito ja palvelun saatavuus on ollut hyvällä tasolla ja kehitystä tuntuu tapahtuvan koko ajan Microsoftin puolelta.”

Entä mitä hyötyjä loppukäyttäjille tulee pilvipalveluista?

 Henrik Henrik: ”Hienoa on tietenkin se, että käyttäjä pääsee tietoon helposti mistä vain, omalla puhelimella työmatkalla tai kotisohvalta iPadilla.

Onhan tämä ollut mahdollista jo perinteisten on-premises -palvelujen kanssa, mutta se usein edellyttää merkittäviä investointeja pääsynhallinta- ja palomuuriratkaisuihin.

  Käyttäjä saa myös pilvipalvelussa nauttia käytössä olevien palvelujen ajantasaisuudesta. Palveluntarjoaja hoitaa päivitykset ja pitää ympäristön ajantasaisena, eikä päivitysten asentaminen enää ole kiinni yrityksen oman tietohallinnon aikatauluista. Samoin jos Office-työpöytäohjelmisto on hankittu pilvestä, voi jokainen käyttäjä asentaa viimeisimmän version yhteensä viidelle koneelle, joista yksi voi ihan hyvin olla kotikone.

Pilvipalvelut eivät toki ole mikään itseisarvo loppukäyttäjälle. Parhaimmillaan pilvikokemus on niin saumaton kokonaisuus, ettei käyttäjä edes tiedä milloin jokin tieto sijaitsee pilvessä ja milloin yrityksen omalla palvelimella. Tämä voidaan saavuttaa niin kutsutulla AD-federoinnilla, jolla työasemalle kirjautunut käyttäjä tunnistetaan automaattisesti eikä erillistä käyttäjätunnusta ja salasanaa tarvita.”

Entä mitä haasteita pilvipalvelut ovat tuoneet tullessaan?

 Tommy Tommy: ”Suurin haaste on tietysti se, että palvelimet eivät ole enää omassa hallinnassa. Vikojen korjaaminen tapahtuu aina palvelupyynnön pohjalta. Näin palveluun voi tulla suurempia viiveitä kuin aikaisemmin.  Myös IT-osaston Exchange, Lync ja SharePoint -ammattitaito rapistuu, jos sitä ei ylläpidetä muuten. ”
 
 Henrik Henrik: ”Ratkaisujen toimittaminen pilvestä vaatii toimittajalta myös enemmän käytettävän teknologian tuntemusta. Monet tavat tehdä asioita, jotka eivät olleet esimerkiksi suorituskyvyn tai tietoturvan kannalta optimaalisia mutta toimivat kohtuullisesti yrityksen omassa ”hiekkalaatikossa” , joutuvat kriittiseen tarkasteluun.
 
 

Yritykseltä vaaditaan myös kohtuullisen nopea verkkoyhteys sujuvaan työskentelyyn. Tämä ei toki Suomessa kovinkaan usein muodostu ongelmaksi.

Pilvipalveluiden ominaisuudet ovat vielä jäljessä varsinaisia ”on-premises” palvelimia, joten niissä on selkeitä rajoituksia. Myös integrointi omiin paikallisiin järjestelmiin on huomattavasti vaativampaa kuin silloin, jos kaikki palvelut sijaitsisivat paikallisessa ympäristössä.”

Tulevatko jatkossa kaikki tietojärjestelmät siirtymään pilveen?

 Henrik Henrik: ”Tuskin aivan kaikki. Myös jatkossa tulee varmasti olemaan tietoa, jota ei esimerkiksi lainsäädännöllisten rajoitusten takia ole mahdollista tallentaa muualle kuin yrityksen omille palvelimille. Itse uskon siihen, että asetelma tulee kuitenkin kääntymään toisin päin ja palveluiden hankkiminen pilvestä tulee olemaan oletusarvo. Eli tulevaisuudessa oma palvelin hankitaan vain, jos sille on osoitettavissa jokin erityisen pätevä syy. ”

Minkälaisia kokemuksia Meteoriitin asiakasprojekteissa on SharePoint Online-ratkaisusta?

 Henrik Henrik: ”Meteoriitilla on tällä hetkellä käynnissä lukuisia SharePoint Online -hankkeita. Kokemukset ovat olleet poikkeuksetta erittäin positiivisia. Käyttöönotto on mahdollista suorittaa nopeasti, kun erillisiä rautainvestointeja ja -asennuksia ei juurikaan tarvita.
 
  Palautetta palvelun käytöstä pystytään keräämään jo heti palvelun alkuvaiheissa pilottikäyttäjiltä. Myös mahdollisuus aikaisempaa helpompaan ulkoisten käyttäjien kutsumiseen ilman monimutkaisia identiteetinhallintaprojekteja on osoittautunut erittäin käyttökelpoiseksi ominaisuudeksi.

Microsoftilla on myös tarjolla erittäin asiantunteva ja hyvin palveleva käyttäjätuki yrityksen pääkäyttäjille, joka tarjoaa Enterprise-asiakkaille ilmaisen 24/7 puhelintuen Englanniksi. Omien kokemustemme perusteella ongelmatilanteissa on ollut erittäin helppo saada asiantuntevaa ja nopeata palvelua.”

 

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin palveluista

Kiinnostuitko? Kysy lisää!