6.6.2013

TE-keskusten vaatimusmäärittely tarkensi visioita

”TE-keskuksissa oli vaatimukset uudelle järjestelmälle olemassa irrallisina asioina. Vaatimusmäärittelyprojektissa ne saatiin tarkennettua ja koottua yhtenäiseksi visioksi”, kertoo TE-keskusten verkkopalvelu-uudistuksen projektipäällikkö Kukka-Maaria Kakko. Verkkosivuston uudistamisella pyritään kohti asiakaslähtöisempää ja teknisesti sujuvampaa palvelua.

TE-keskusten verkkopalvelulla on 60 000 vierailijaa kuukaudessa. ”Kuulen sellaista palautetta, että enpä jaksa käyttää, kun teidän sivut on niin hitaat ja hankalat”, verkkosivujen uudistusprojektin koordinaattori Kukka-Maaria Kakko naurahtaa. Tästä palautteesta pyritään uudistusprojektilla eroon. TE-keskusten verkkopalvelun rakenne ja sisällöt uudistetaan ja palvelun ylläpitoon hankitaan uusi julkaisujärjestelmä. Julkaisujärjestelmän toivotaan ratkaisevan hitauteen ja kankeuteen liittyvät ongelmat ja helpottavan palvelun päivittämistä.

”Nyt näyttää siltä, että aikataulu pitää aika hyvin ja meillä on valmis palvelu olemassa joulukuussa 2006”, Kukka-Maaria Kakko toteaa rauhallisesti. Uudistusprojekti on rajattu niin, että esimerkiksi monimutkaisemmat sähköisen asioinnin välineet toteutetaan erillisessä projektissa. Näin projektin ala ja aikataulu saadaan pysymään kurissa.

Paljon erilaisia kohderyhmiä ja tarpeita

TE-keskukset palvelevat koko alueensa elinkeinoelämää; ja ne tarjoavat asiakkaiden käyttöön kauppa- ja teollisuusministeriön, työministeriön, maa- ja metsätalousministeriön sekä Tekesin asiantuntemuksen. Niinpä käyttäjäryhmät ja käyttäjien palvelusta etsimät asiat asettuvat laajalle skaalalle.

”Yksi vaatimusmäärittelyprojektin keskeisimpiä anteja oli se, että palvelun perusrakenne kirkastui”, Kukka-Maaria Kakko kertoo. ”Päätimme, että myös valtakunnallisten tietojen on sittenkin paras löytyä alueellisten TE-keskusten omilta sivuilta. Joitain asioita nostettiin eri kohderyhmille paremmin esiin, ja otsikoiden sanojakin vaihdettiin puhuttelevammiksi.”

Vaatimusmäärittelyprojekti jämäköitti työskentelyä

Vaatimusmäärittelyprojektiin lähdettiin TE-keskuksessa tilanteessa, jossa uudistusta oli jo valmisteltu pitkälle. Palvelun ylläpitäjien ja TE-keskusten muiden virkamiesten toiveita palvelulle oli kartoitettu kyselyllä, ja käyttäjien tarpeita oli selvitetty usealla käytettävyystutkimuksella ja korkeakoulun lopputyöllä. Palvelun uusi rakenne oli hahmoteltu jo kolmannelle otsikkotasolle, ja uutta rakennetta oli myös ehditty testata käyttäjillä paperiprotojen avulla.

”Ulkopuolelta tilatun vaatimusmäärittelyn tehtävänä oli lähinnä nopeuttaa ja jämäköittää työskentelyä ja tarkentaa asioita”, Kukka-Maaria Kakko kuvaa. ”Työ sujuikin sukkelasti ja hyvin organisoidusti. Työpajoissa oli suorastaan mukavaa.”

Steercon projektipäällikkönä vaatimusmäärittelyssä toimi Kimmo Parkkinen, joka kuvaa vaatimusmäärittelyä seuraavasti: ” Meidän tehtäväksemme tuli lähinnä erotella ajatuksista ne, jotka asettavat vaatimuksia toteutettavaa järjestelmää ja valittavaa tuotetta varten, sekä auttaa paikallisten ja valtakunnallisten sisältöjen strukturoimisessa.”

Määrittely kenen tahansa ymmärrettävissä

Vaatimusmäärittelyssä määriteltiin palvelun konsepti ja käytettävyystavoitteet, uuden verkkopalvelun ja sen ylläpidon tärkeimmät toiminnallisuudet sekä uuden palvelun pohjajärjestelmälle asetettavat yleiset tekniset vaatimukset.

Kukka-Maaria Kakon mukaan vaatimusmäärittelydokumenttiin ei tullut kommenttikierroksella muutoksia kovinkaan paljon. ”Erityisen hyvä on, että määrittely on rakenteeltaan ja kieleltään niin selkeä, että epätekniset substanssiasiantuntijammekin pystyvät lukemaan sitä.” Näin voidaan varmistua siitä, että vaatimusmäärittely tosiaankin vastaa TE-keskusten yhteistä näkemystä verkkopalvelun sisällöistä.