6.6.2013

Verkkopalveluiden vaatimusmäärittely YTV:lle

Pääkaupunkiseudun yhteistyövaltuuskunta (YTV) uudisti Internet-sivustonsa rakenteellisesti, visuaalisesti ja toiminnallisesti kesäkuussa 2005. Samalla otettiin käyttöön intranet-, internet- ja extranet-julkaisemiseen soveltuva julkaisujärjestelmä.

Steerco tuki YTV:tä verkkopalveluiden kehittämisprojektissa uuden verkkopalvelun määrittelyssä, tarjouskilpailun järjestämisessä ja toimittajavalinnassa. ”Projektin arvokkain anti oli se, että Steercon avulla hahmotimme mitä me haluamme ja mitä palvelun käyttäjät tarvitsevat”, sanoo projektin koordinaattori Tarja Lehto YTV:stä.

Steerco riippumattomaksi asiantuntija-avuksi

YTV avasi ensimmäisen verkkosivustonsa jo vuonna 1996. Sivut uudistettiin vuosien 1999 ja 2000 aikana, jonka jälkeen palvelua oli laajennettu uusilla palvelukokonaisuuksilla, kuten liikenteen Reittioppaalla ja jätehuollon Fiksu.netillä. Kehitystyötä oli siis tehty, mutta kehittämisprojektin käynnistyessä sivustot olivat suurilta osin staattiset ja sisällöltään raskaat.

”Nykyiset verkkosivut ovat organisaatiolähtöiset, rakenne on ryvettynyt ja yhdenmukaisuus puuttuu”, totesi Tarja Lehto, joka huhtikuussa 2004 siirtyi tiedottajan tehtävistä verkkopalvelu-uudistuksen koordinaattoriksi.

Kevät 2004 kului uudistusprojektin tehtäväkenttää kartoittaessa, ja elokuussa todettiin, että ulkopuolisen asiantuntijan apu määrittelyssä, kilpailutuksen valmistelussa ja tarjousten arvioinnissa olisi suureksi hyödyksi. Tarjousten ja neuvottelujen kautta päädyttiin Steercoon, jonka valinta oli Lehdon mukaan selkeä. Yllättävänä Lehto koki tarjonnan vähyyden. ”Huomasimme, ettei Steercon kaltaisia riippumattomia asiantuntijayrityksiä juurikaan ole markkinoilla”, Lehto huomautti.

Rakenneuudistuksen kautta kohti yhtenäistä palvelua

YTV:n verkkouudistuksen suurimpia haasteita on ollut YTV-imagon yhtenäistäminen. YTV:n alla toimii viisi erillistä yksikköä, joita koskeva tieto on verkkopalvelussa järjestetty käyttäjän kannalta hankalasti. Tieto jakaantuu sivustolla epätasaisesti, ja tarjolla on paljon peruskäyttäjän kannalta epäolennaista tietoa. Tulevaa palvelua suunniteltaessa haluttiin eroon organisaatiokeskeisyydestä ja huomiota kiinnitettiin erityisesti käyttäjälähtöisyyteen, käytettävyyteen ja esteettömyyteen sekä ajantasaisen tiedon tarjoamiseen.

Organisaatiolähtöisyyden tuomaan ongelmaan lähdettiin hakemaan ratkaisua sisällön järjestämisestä uudelleen sekä ottamalla käyttöön julkaisemiseen soveltuva julkaisujärjestelmä. Julkaisujärjestelmän myötä sisällöntuotanto helpottuu, ja se voidaan hoitaa hajautetusti sisältöjen rakenteen pysyessä entistä yhdenmukaisempana. Lehto kiittelee erityisesti Steercon järjestämiä työpajoja, joissa hahmoteltiin palvelun rakennetta ja sisältöjä. ”Työpajojen myötä sivustolle syntyi sisältöjä, jotka murtavat organisaation rajoja”, hän kertoo. Uudistetussa palvelussa eri yksiköt lähestyvät toisiaan ja sisällöt ryhmittyvät uudella tavalla, jolloin ne irtautuvat sisällöt tuottaneesta yksiköstä.

Rajojen murtuminen ja päätyminen uudenlaiseen rakenteeseen ei kuitenkaan syntynyt itsestään eikä silmänräpäyksessä. Viiden erillisen yksikön yhteisen verkkopalvelun suunnittelu vie luonnollisesti aikaa jo siksikin, että jokaisella on oma näkemyksensä siitä, millainen palvelusta pitäisi tulla ja miten sisällöt tulisi järjestää. ”Kun kukaan ei halua antaa periksi näkemyksissään, on ulkopuolisen apu ja näkökulma tarpeen”, Lehto muistuttaa. Projektin aikataulu on ollut tiukka ja se on lisännyt työskentelyn haasteellisuutta: ”Ilman Steercoa aikataulussa ei olisi pysytty ja kilpailuttamisasiakirjaa tehtäisiin varmasti vieläkin”, Lehto sanoo. ”Aikataulu ja jämäkkyys olivat tärkeitä. Steerco toimi veturina ja projekti kulki eteenpäin kuin juna.”

Hyvä määrittely selkeytti tarpeet ja helpotti toimittajan valintaa

Yhteistyön arvokkain anti oli Lehdon mukaan kuitenkin siinä, että loppukäyttäjän näkökulma ja tarpeet selkiintyivät. Samalla projektiryhmä hahmotti sen, mitä he verkkopalvelulta haluavat. Ristiriitaiset toiveet vievät helposti tilanteeseen, jossa projektin aikataulunmukainen eteneminen takkuilee ja yhteisen tahtotilan saavuttaminen on vaikeaa. ”Projekti ei saa jämähtää siihen, etteivät omat voimat riitä. Jos projektin eteneminen vaarantuu, on haettava ulkopuolista apua, aivan kuten elämässä yleensäkin. Se on viisautta”, Lehto muistuttaa.

Tarjouspyynnön liitteeksi tehty vaatimusmäärittely sai palveluntarjoajilta osakseen paljon kiitosta. Tarjouksia tuli valtavasti ja moni tarjoaja huomautti, että perusteelliseen määrittelyyn oli hyvä nojautua tarjousta laadittaessa. ”Erityisesti julkisten hankintojen kohdalla tämä on merkittävä seikka, sillä kilpailuttamisasiakirja on tärkeä paperi ja on välttämätöntä, että se on tehty hyvin. Näin säästytään monelta harmilta ja viivytykseltä”, huomauttaa Lehto.

Kun koordinaattorilta kysyy vinkkejä vastaavien projektien varalle, on vastaus selvä: ”Suunnittelu on kaiken A ja O. Onneksi hyvä suunnittelu oli tehty yhdessä Steercon kanssa ennen kuin toteutusvaihe alkoi”, hän hymyilee.

Raskaan projektin palkintona on projektin ensimmäinen vaihe valmistunut ja uudet verkkosivut saatu auki kesäkuussa 2005. Toimituskunta kuitenkin jatkaa työskentelyään vielä senkin jälkeen, jotta palvelun tasainen ja yhdenmukainen kehitys tulee taattua. Ja siintäähän tulevaisuudessa myös projektin seuraava etappi, YTV:n ensimmäinen intranet.