- 4.6.2020

Valo Teamwork tekee elämästä helpompaa Teamsin kanssa

Kaikki taatusti tietävät, että Microsoft Teams, Microsoftin tärkein tiimityön väline, on mahtava työkalu yhteistyöhön, tiimikommunikointiin, dokumenttien hallintaan ja moneen muuhun tarpeeseen. Teamsista on monessa organisaatiossa tullut digityön keskipiste nopeasti sen julkaisun jälkeen – viimeistään nykyisen etätyöbuumin myötä. Teams asettaa kuitenkin joitain hallinnollisia haasteita, joihin taas Valo Teamwork tarjoaa parhaat ratkaisut.

Olemme nähneet Teamsin nopean kehittymisen pelkästä sovelluksesta paikaksi, joka kattaa ja yhdistää laajan joukon Office 365 (nykyisin Microsoft 365) -työkaluja yhden käyttöliittymän ja -kokemuksen alle. Lyhyesti sanottuna, Teams on ollut isoin muutos digityöskentelyssä , jota olemme lähivuosina nähneet ja jonka ansiosta – sinänsä erinomaiset, mutta irralliset – M365-työkalut ovat nyt loppukäyttäjän saatavilla. Käyttäjät suorastaan rakastavat sitä!

Teamsin vaikutus pinnan alla

Teamsin suosio on vuorostaan aiheuttanut uudenlaisen (positiivisen) ongelman, joka piinaa IT-ylläpitoa. Käyttäjät ovat massoittain hypänneet ihmeellisen Teamsin maailmaan, joka on aiheuttanut holtittoman Microsoft 365 ryhmien määrän kasvun, sillä jokainen Teams-tiimi joka luodaan, luo taustalle Office-ryhmän, SharePoint-sivuston, Outlook-postilaatikon sekä muita palasia vailla kontrollia.

Tiedätkös, Office-ryhmä on pikkuruinen, mutta merkittävä elementti joka yhdistää kaikki kivat M365-työkalut yhteen ja jakaa käyttöoikeudet niiden sisältöihin käyttäjille – tyypillisesti juuri Teamsin kautta.

”Microsoft Teams -tiimi ei voi olla olemassa ilman allaolevaa ryhmää. Kuten ei Planner-suunnitelma tai Moderni SharePoint -sivusto”.

Mutta pidetään fokus siinä vaikutuksessa joka Teamsilla on Microsoft 365 -ryhmien määrään.

Kyllä, taisit arvata oikein! Määrä tulee räjähtämään heti kun ihmiset alkavat luomaan tiimejä mihin tahansa työperäiseen tarpeeseen, jonka kanssa on aikaisemmin tuskailtu. Olkoot se sitten hoidettu aikaisemmin sähköpostitse, verkkolevyn kautta, klassisella SharePointin työtilalla tai millä tahansa (luvattomalla!) kolmannen osapuolen sovelluksella mitä nyt käsiin on saatu.

Tässä vaiheessa, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:

  1. Olla välittämättä ja jatkaa kuin ennenkin
  2. Tehdä jotain ryhmien elinkaaren ja hallinnoinnin kannalta

Jos valitset ensimmäisen vaihtoehdon, joka saattaa kuulostaa helpolta, niin lähitulevaisuudessa päädytte tilanteeseen, jossa teidän käsillänne on satoja ellei tuhansia Office-ryhmiä ilman hajuakaan mitä tehdä niille.

Joten jos työskentelet IT-osastolla ja olet vastuussa Microsoft 365:sta (mukaan lukien Office-ryhmät)… onneksi olkoon! Ryhmien hallinnoimisesta tulee nopeasti todellinen urakka! Ilman selkeää omistajaa ja vihiä ryhmän elinkaaren tilasta, sinulla tulee olemaan vaikeaa hahmottaa mitä tehdä kullekin epämääräiselle ryhmälle. Saati saada selvyys mitä tehdä kaikelle sille informaatiolle mitä ryhmän käyttämät palvelut (SharePoint, Teams jne) pitää tehdä.

Tuskinpa haluat joutua siihen tilanteeseen?

Loppu holtittomalle O365-ryhmien luomiselle!

Joten oletetaan, että haluat valita toisin ja tehdä jotain asialle ennen kuin se karkaa käsistä. Eihän se ole vielä päässyt karkaamaan? Hyvä! ✌?

Taasen, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:

  1. Ota ryhmät haltuun M365:n vakiotyökaluilla tai
  2. Valitse työkalu joka antaa sinulle täydellisen hallinnan omistajuuteen, elinkaareen ja tietosisältöön kussakin ryhmässä

Microsoft 365 Admin Portal antaa sinulle joitain työkaluja kuten PowerShell, OOTB, Custom Framework, joilla hallita ryhmiä, joita käyttäjät voivat vapaasti luoda ympäristöönne. Mutta käytännössä sinulla on vain yksi kannattava vaihtoehto: estää tavallisilta käyttäjiltä Office-ryhmien luonti PowerShell-komennolla. Tätä siirtoa suositellaan käytännössä jokaisen vakavan Office 365 -konsultointiyrityksen toimesta.

Tämän triviaalin komennon jälkeen vain O365-ylläpitäjät voivat luoda uusia ryhmiä. Taianomaista, mikä helpotus! Mutta komento on kuin kaksiteräinen miekka. Muutoksen jälkeen jokainen uusi Teams-tiimi pitää luoda keskitetysti IT-osaston toimesta, käyttäjien aina niin pyytäessä. Tämä voi tukahduttaa Teamsin käytön innostusta vähän turhankin tehokkaasti..

Et halua sitäkään taakkaa kantaaksesi, ethän?

Ota Teams ja ryhmät haltuun Valo Teamworkilla

Joten käykäämme läpi viimeinen (ja paras!) vaihtoehto ryhmien hallintaan: Valo Teamwork.

Lyhyesti summattuna, Valo Teamwork tarjoaa ratkaisut kaikkiin ongelmiin, joihin tulet törmäämään Office-ryhmien elinkaaren aikana:

  • Uusien tiimien tilaaminen: Yksi tilauslomake ja monta mallipohjaa kaikkiin Teamsin käyttötarkoituksiin
  • Yhteiset nimeämiskäytännöt: Ei enää ”Mikon projekti” -nimisiä tiimejä, vaan kaikki ryhmät alusta saakka loogisesti nimettyinä
  • Automaattinen luonti: Helppo tilausten käsittely ja hyväksyntä sekä automaattinen ryhmien ja sovellusten provisiointi
  • Omistajuus: Kaikille tiimeille omat metatiedot, jotka ilmaisevat omistajuuden joko yksilö- tai organisaatiotasolla
  • Arkistointi: Mahdollisuus arkistoida ei-aktiiviset tiimit lukutilaan ja erotella ne helposti aktiivisista tiimeistä
  • Virtaviivainen hallinta: Havaitse orvoiksi jääneet tai metatiedoiltaan puuttelliset ryhmät helposti
  • Yksi käyttöliittymä, jossa on kaikki: tiimin tilaus, selaus, liittyminen, haku, suodatus ja hallinta

Ja kyllä, saatte sen myös suoraan Microsoft Teamsiin!

teamwork-for-teams-1

Valo Teamwork integroituu suoraan Microsoft Teamsin sisälle, joten sinun ei tarvitse poistua työkalusta hetkeksikään.

 

Kun otatte Valo Teamworkin käyttöön organisaatiossanne, hallitsematon Office-ryhmien luonti päättyy.

”Valo Teamworkin avulla saatte lyötyä kaksi kärpästä yhdellä iskulla: helppo itsepalvelu loppukäyttäjälle sekä kattava hallintatyökalu ylläpidolle”.

Käyttäjät voivat nauttia entistäkin paremmasta Teams-käyttökokemuksesta, kun sinä taasen voit nukkua yösi rauhassa, tietäen että teidän Office-ryhmät ovat 100% hanskassa, kuten kuuluukin. ❤

***

Kiinnostuitko? Valo Teamworkin voi ostaa yksittäistuotteena tai osana Valo Intranetiä. Lue täältä lisää ja valmistaudu ihastumaan digityön helppouteen.

Tietoa kirjoittajasta

Jussi Sivonen

Vanhempi konsultti

jussi.sivonen@meteoriitti.com

+358406790880

Jussi rakentaa parempia sisäisen viestinnän ratkaisuja ja kehittää digityötapoja yhdessä asiakkaiden kanssa.

Kirjoitukset (10)